INTRASTAT-Eingänge · Österreich

INTRASTAT-Eingangsmeldung automatisch – mit Nachweis für jede Zahl.

Was meldet ihr, wenn die Rechnung nichts verrät? Wir lesen eure Lieferantenrechnungen, finden Warennummer, Herstellungsland und Gewicht – und zeigen bei jedem Wert, woher er kommt.

Testmonat anfragenSo funktioniert's
Das Problem

Warum INTRASTAT mehr Arbeit macht, als es sollte

Wer in Österreich über dem Schwellenwert Waren aus anderen EU-Ländern einkauft, meldet der Statistik Austria jeden Monat, welche Waren gekommen sind, wie viel sie wiegen und wo sie hergestellt wurden. Dafür braucht es die Angaben zu jeder einzelnen Rechnungsposition.

Jeder nennt es anders.

Der Lieferant hat seine eigene Artikelnummer, das eigene ERP eine andere.

Geliefert ≠ hergestellt.

Kommt aus Deutschland, wurde aber in Asien produziert. Gemeldet wird das Herstellungsland.

Die Rechnung schweigt.

Gewicht und Warennummer fehlen oft. Dann heißt es suchen, nachschlagen, abtippen.

So funktioniert's

Vier Schritte, jeden Monat gleich

  1. 01

    Rechnungen lesen.

    Die KI liest jede Lieferantenrechnung – auch eingescannte – und zieht die einzelnen Positionen heraus.

  2. 02

    Artikel wiederfinden.

    Jede Position wird dem richtigen Artikel in eurem ERP zugeordnet, auch wenn der Lieferant ihn anders nennt.

  3. 03

    Lücken füllen.

    Fehlende Angaben kommen zuerst aus euren Stammdaten und Lieferantenkatalogen. Erst wenn nichts da ist, schlägt die KI etwas vor – geprüft und begründet.

  4. 04

    Mensch prüft, Meldung fertig.

    Nur unsichere Fälle landen bei euch. Jede Entscheidung merkt sich das System für die nächsten Monate.

Der Mehrwert

Euer ERP wird jeden Monat vollständiger.

Alles, was wir für die Meldung belegt herausfinden, geht zurück: als fertige Importdatei für euer ERP. Bestehende Artikel bekommen fehlende Angaben, neue Artikel kommen in eine eigene Datei. In die Importdatei kommen nur Werte mit Quelle – keine Schätzungen.

Zusätzlich bekommt ihr zwei Listen: Berichtigungen, wo Rechnung oder Katalog eurem ERP widersprechen, jeweils mit Begründung. Und Vorschläge für Schätzungen und KI-Vorschläge, getrennt, damit ihr selbst entscheidet, ob ihr sie übernehmt.

Davon profitieren nicht nur die Statistik, sondern auch Einkauf, Zoll und Logistik – und mit jedem Monat bleibt weniger offen.

Artikelstamm nachher: ergänzte Werte mit Pfeil markiert (Beispieldaten)
ArtikelWarennr.LandGewicht (kg)
Gartenschlauch 20 m→39173900→IT→2,150
Teekanne Porzellan69111000→CN→0,850
Fahrradhelm→65061010DE→0,310
Bürostuhlneu94013900PL12,400
→ fehlte im ERP · grün = von uns ergänzt · Beispieldaten
Nachverfolgbarkeit

Jede Zahl zeigt, wo sie herkommt.

Klickt auf eine markierte Stelle in der Rechnung oder auf einen Wert der Meldung. Ihr seht sofort, woher jede Angabe stammt – von der Rechnung, aus eurem ERP, aus dem Lieferantenkatalog, von der KI oder aus einer markierten Schätzung.

BEISPIEL
Musterlieferant GmbH
Musterstraße 1 · 80331 München · Deutschland
Rechnungs-Nr. RE-2026-0815
Datum 02.09.2026
Lieferschein LS-55120

RECHNUNG

Ihre Firma GmbH
Musterweg 5
1010 Wien · Österreich
UID: ATU00000000
Kunden-Nr. 20417
Lieferbedingung: DAP Wien
USt-IdNr. Lieferant: DE000000000
Art.-Nr.BezeichnungMengeGesamt
Gartenstuhl, klappbar, Stahl 40 Stk996,00 €
Regenschirm, Taschenformat120 Stk780,00 €
Teekanne Porzellan, 1,2 lweiß, spülmaschinenfest24 Stk441,60 €
Versand: 4 Packstücke
Nettobetrag2.217,60 €
USt 0 %*0,00 €
Rechnungsbetrag2.217,60 €

* Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Alle Angaben auf dieser Rechnung sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.

Musterbank · IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00Seite 1 von 1

Alle Werte der Beispielmeldung mit Quelle und Begründung

Pos. 1 · Gartenstuhl, klappbar · 40 Stk

Zuordnung über die Lieferanten-Art.-Nr. zum ERP-Artikel 100245.

Warennummer: 94017900 Rechnung
Rechnung RE-2026-0815, Pos. 1. Die Zolltarifnummer steht direkt auf der Rechnung und wurde gegen die Kombinierte Nomenklatur geprüft.
Ursprungsland: MY Rechnung
Rechnung RE-2026-0815, Pos. 1. „Made in Malaysia“ – geliefert wird aus Deutschland, gemeldet wird das Herstellungsland.
Eigenmasse: 168,000 kg ERP-Stammdaten
ERP-Artikel 100245. 4,2 kg je Stück laut Artikelstamm × 40 Stück.

Pos. 2 · Regenschirm, Taschenformat · 120 Stk

Zuordnung über die Lieferanten-Art.-Nr. zum ERP-Artikel 100311.

Warennummer: 66019100 Lieferantenkatalog
Katalog Musterlieferant, Zeile 412. Über Lieferant + Lieferanten-Art.-Nr. MS-2210 im Katalog gefunden.
Ursprungsland: CN Rechnung
Rechnung RE-2026-0815, Pos. 2. „Country of origin: China“ steht unter der Position.
Eigenmasse: 38,400 kg Geschätzt
Rechnung RE-2026-0815, Versandangaben. Kein Gewicht in Rechnung, ERP oder Katalog. Aus dem Sendungsgewicht (245 kg brutto) abzüglich der bekannten Gewichte und der Verpackung abgeleitet – zur Bestätigung markiert.

Pos. 3 · Teekanne Porzellan, 1,2 l · 24 Stk

Zuordnung über die Lieferanten-Art.-Nr. zum ERP-Artikel 100502.

Warennummer: 69111000 KI-Vorschlag
Klassifizierung anhand der Bezeichnung. Keine Quelle nennt eine Warennummer. Die KI schlägt 6911 10 00 (Haushaltswaren aus Porzellan) vor, ein zweiter, unabhängiger Durchgang kommt zum selben Ergebnis – zur Prüfung markiert.
Ursprungsland: CN ERP-Stammdaten
ERP-Artikel 100502. Ursprungsland aus dem Artikelstamm übernommen.
Eigenmasse: 20,400 kg Lieferantenkatalog
Katalog Musterlieferant, Zeile 88. 0,85 kg je Stück laut Katalog × 24 Stück.
Rangfolge der Quellen

Zuerst Belege. KI erst zum Schluss.

Jeder Wert in der Meldung trägt seine Quelle: Rechnung, Stammdaten, Lieferantenkatalog, KI-Vorschlag, Schätzung oder Ersatzwert. Schätzungen und Ersatzwerte sind immer markiert. So bleibt jede Zahl erklärbar – auch wenn in zwei Jahren jemand nachfragt.

  1. 1Entscheidung eines Menschen (hat immer Vorrang)
  2. 2Steht auf der Rechnung
  3. 3Steht in Stammdaten oder Lieferantenkatalog
  4. 4Vorschlag der KI (zur Prüfung)
  5. 5Schätzung (nur wenn nichts anderes geht, immer markiert)
  6. 6Ersatzwert: Versendungsland statt Herstellungsland (nur wenn keine Quelle eines nennt, immer markiert)
Sicherheit

Eure Daten bleiben in der EU.

Nur in der EU.

Verarbeitung in Frankfurt, in einem eigenen, abgeschotteten Konto nur für euch – keine geteilte Datenbank mit anderen Kunden. Auch die KI verlässt die EU nicht.

Kein offener Zugang.

Es gibt keine öffentlich erreichbaren Server. Gerechnet wird nur, wenn gemeldet wird.

Nichts wird überschrieben.

Jede Meldung und jede Änderung bleibt dauerhaft nachvollziehbar.

Wird jeden Monat besser.

Was einmal geklärt ist, muss niemand ein zweites Mal klären.

So starten wir

Ein Testmonat – parallel zu eurer bisherigen Meldung

  1. 01

    Kennenlernen (30 Min.)

    Wir schauen uns euren aktuellen Ablauf an.

  2. 02

    Testmonat

    Ihr gebt uns die Rechnungen und den Artikelstamm eines Monats, wir erstellen die Meldung parallel.

  3. 03

    Vergleich

    Ihr seht Zeile für Zeile, was wir gefunden haben und woher.

  4. 04

    Entscheidung

    Erst dann geht es in den laufenden Betrieb.

Testmonat anfragen
FAQ

Häufige Fragen zur INTRASTAT-Eingangsmeldung

Was ist INTRASTAT?

INTRASTAT ist die monatliche Statistik über den Warenverkehr zwischen den EU-Mitgliedstaaten. In Österreich erhebt sie die Statistik Austria. Gemeldet werden unter anderem Warennummer, Ursprungsland und Eigenmasse der Waren – bei Eingängen also für eure Einkäufe aus anderen EU-Ländern.

Wer muss INTRASTAT melden?

Unternehmen in Österreich, deren Wareneinkäufe bzw. -lieferungen innerhalb der EU über der jährlichen Meldeschwelle der jeweiligen Richtung (Eingang bzw. Versendung) liegen. Die aktuellen Werte veröffentlicht die Statistik Austria.

Gilt das auch für Versendungen?

Derzeit automatisieren wir die Meldung der Eingänge, also eure Einkäufe aus anderen EU-Ländern. Versendungen sind in Planung – sprecht uns an, wenn ihr beides braucht.

Woher kommt die Warennummer, wenn sie nicht auf der Rechnung steht?

Steht die Zolltarifnummer auf der Rechnung, wird sie übernommen und gegen die Kombinierte Nomenklatur geprüft. Sonst kommt sie aus euren Stammdaten oder dem Lieferantenkatalog – gefunden über die Artikelnummer des Lieferanten. Erst wenn keine Quelle eine Warennummer nennt, schlägt die KI eine vor, begründet und zur Prüfung markiert.

Mit welchem ERP funktioniert das?

Wir arbeiten mit Exporten aus eurem ERP (z. B. Excel) und liefern eine Importdatei im Format, das euer ERP versteht. Mit Microsoft Dynamics NAV ist es bereits im Einsatz; andere Systeme (z. B. Business Central, SAP Business One) binden wir über deren Export und Import an.

Brauchen wir neue Software?

Nein. Ihr liefert Rechnungen und Stammdaten, ihr bekommt die fertige Meldung und eine Prüfliste zurück.

Wer ist für die Meldung verantwortlich?

Die Meldepflicht bleibt bei euch. Wir bereiten alles so vor, dass ihr jede Zahl nachvollziehen und mit gutem Gewissen abgeben könnt.

Was kostet das?

Abhängig von der Zahl der Rechnungen pro Monat. Nach dem Testmonat bekommt ihr ein fixes Angebot.

Kontakt

Testmonat anfragen

Erzählt uns kurz, wie ihr INTRASTAT heute meldet – wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen.

office@machma.ai
machma.ai